Soluzioni Misurabili Nella Realtà

Brief Prodotto

Giugno 2003

 

Introduzione

Il project management è sempre stato concepito come il monitoraggio del ciclo operativo di un progetto, un processo concentrato nella pianificazione delle attività da svolgere, dei tempi di esecuzione e delle risorse necessarie, per poi procedere con l'avanzamento e il controllo dei singoli progetti. La soluzione invece gestisce il ‘progetto' sin dal concepimento dell'idea. E’ in grado di organizzare le opportunità, i progetti acquisiti e le richieste di servizio in un unico portafoglio dei lavori. PlanView facilita le scelte strategiche del management nello studio della praticabilità di una nuova idea, affinché l'investimento effettuato sia in conformità con le strategie aziendali. PlanView mette a disposizione gli strumenti per gestire un progetto dalla nascita al completamento, offre funzioni per organizzare i piani di progetto e analizzare le performance delle risorse.

Un solo strumento

PlanView è una soluzione integrata 100% Web e completamente in italiano, offre tutti gli strumenti per la gestione dei progetti, il monitoraggio e l’analisi dell’andamento dei lavori. L’utilizzo è semplice ed intuitivo, rende la gestione dei progetti simile ad una navigazione web.

Gestione per ruoli

Il project management è un processo che vede coinvolti diversi ruoli aziendali, ciascun livello aziendale rappresenta un attore fondamentale nella corretta esecuzione dei progetti. PlanView è concepito come uno strumento volto a soddisfare le esigenze di project management in funzione dei ruoli organizzativi e funzionali. L’accesso al sistema è caratterizzato da uno specifico profilo dell’utente che determina a quale funzioni è abilitato e quali sono i dati di competenza. PlanView offre una diversa gamma di profili tipo, quali:

• StakeHolder e Management – Il management direzionale, utenti interessati ad una visione di insieme dei progetti per l’esecuzione di attività di Pianificazione Strategica e Monitoraggio.

• Program/Project Managers – Responsabili della macro e micro pianificazione. Realizzano e attuano i piani operativi di implementazione.

• Resource Managers – Gestori delle risorse, responsabili del corretto utilizzo delle risorse in funzione degli obiettivi aziendali. Contribuiscono a fornire le competenze richieste

• Team Members – La componente che attua e realizza i progetti (Risorse), destinatari delle assegnazioni dei lavori e delle relative pianificazioni. Contribuiscono alla realizzazione dei piani di lavoro e alla comunicazione dei lavori effettuati.

• Ospiti – Tutti gli utenti interessati a visionare specifici dati di progetto o destinatari di comunicazione e notifiche.

 Supporto al processo

PlanView consente di modellare il proprio processo di gestione dei progetti. Le funzioni di WorkFlow e Gestione dei Modelli permettono di creare una libreria di schemi di gestione che possono essere applicati dai diversi project managers. Lo scopo principale è quello di divulgare ed applicare le regole di project management e di rendere i processi semplici, rapidi e ripetibili.

Il portafoglio lavori

L’organizzazione dei progetti è effettuata in base alle coordinate organizzative dell’azienda. E’ possibile specificare attributi che caratterizzano ciascun progetto come ad esempio il cliente, la priorità, lo stato o la tipologia. Ciascun attributo oltre a qualificare le informazioni di progetto rappresenta un ‘punto di vista’ dal quale monitorare l’insieme dei lavori. Il management ed i diversi responsabili possono cosi accedere ai dati da diverse prospettive e creare scenari di business intelligence.

Il portafoglio risorse

PlanView aiuta a mettere le “persone giuste” al “posto giusto”. Un’azienda che opera per progetti trae la sua linfa vitale nelle elevate conoscenze del personale e quindi nel capitale umano. La gestione della capacità delle risorse assume un’importanza decisiva. PlanView organizza le risorse in base a criteri definiti dall’organizzazione, è possibile specificare attributi che caratterizzano ciascuna risorsa come ad esempio lo skill, il centro di costo di appartenenza, oppure la sede. Gli attributi definiti diventano elementi discriminanti per le funzioni di gestione, oppure criteri per il reporting e l’analisi.

Condivisione e Comunicazione

La comunicazione come fattore determinante per la riuscita di un progetto. Lo strumento PlanView è stato concepito per fornire oltre alle funzionalità di manipolazione e gestione dei dati, tutte quelle opzioni che aiutano la divulgazione delle informazioni all’interno dell’organizzazione. Una corretta gestione dei dati non è sufficiente se questi non vengono recepiti da tutte le entità coinvolte, ciascuna persona in base al suo ruolo è in grado di analizzare e valutare le proprie informazioni di progetto, ricevere comunicazioni, condividere documenti oppure essere aggiornato su eventuali anomalie.

Funzionalità

Le funzionalità dello strumento PlanView possono essere raccolte in tre macro-raggruppamenti

• Gestione (Manage) – Rientrano in questa categoria le funzioni per la creazione e gestione delle informazioni di progetto, come: Pianificazione dei tempi, delle risorse, delle richieste di servizio etc.

• Verifica (Track) – Sono le funzioni per la raccolta dei dati di avanzamento e la conseguente analisi e valutazione.

• Condividi (Share) – Sono le funzioni di supporto per lo scambio e la condivisione delle informazioni.

 Di seguito vengono elencate funzionalità disponibili suddivise per categoria:

 

GESTIONE (Manage)

Portfolio

• Portfolio progetti

• Portfolio risorse

Gestione strutture (Breakdown Structure)

• Activity Breakdown (ABS)

• Product Breakdown (PBS)

• Work Breakdown (WBS)

• Resource Breakdown (RBS)

• Cost Breakdown (CBS)

• Altre definite dall’utente (xBS)

Gestione tempi (Project Planning)

• Pianificazione tempi

• Analisi cammino critico (CPM)

• Vincoli attività (FS, FF, SS, SF)

• Piani di riferimento (Baseline)

• Simulazione scenari (What-If)

• Livellamento risorse

Gestione risorse (Resource Planning)

• Analisi dei fabbisogni

• Prenotazione risorse

• Allocazione risorse

• Livellamento risorse

• Analisi dei carichi di lavoro

Gestione costi (Cost Management)

• Budget organizzativo

• Budget di progetto

• Pianificazione spese

• Versioni budget

• Analisi andamento budget

Libreria modelli (Template)

• Modelli di budget

• Modelli di pianificazione

• Modelli di processo (Work-Flow)

Gestione

• Gestione richieste di servizio

• Gestione anomalie (Issue)

• Gestione rischi (Risk)

• Gestione cambiamenti (Change)

• Gestione opportunità/contratti

• Gestione tariffe (Rate)

VERIFICA (Track)

• Rilevazione consuntivi risorse (Timesheet)

• Approvazione consuntivi risorse

• Rilevazione consuntivi costi

• Approvazione consuntivi costi

• Avanzamento progetti (progress)

• Avanzamento risorse (progress)

CONDIVIDI (Share)

Portali (Portal)

• Portfolio portal (HomeView)

• Portale di progetto (Project Portal)

• Forum e Discussioni

Gestione documenti (Content)

• Creazione e memorizzazione

• Gestione versione

• Gestione storico

• Definizione criteri di accesso e sicurezza

• Gestione modelli di documento

Notifiche e Messaggi (Alerting)

• Eventi di progetto

• Eventi risorse

• Anomalie

• Eventi di processo

Analisi e Reporting

• Interattivo (Web Portal)

• Cruscotto progetti (Dashboard)

• Analisi portafoglio (Scoreboard)

• Reporting di dettaglio (Crystal Reports)

• Reporting direzionale (Business Objects)

Integrazione e Personalizzazione

• Import/Export vs Microsoft Project 98/2000 (Exchange Work)

• Open Database

• Librerie API

• 100% Web (HTML/ASP) – Possibilità di integrazione di funzionalità esterne o funzioni ad-hoc per il cliente.

 

Architettura

Lo schema che segue illustra l’architettura generale del sistema:

Architettura

Requisiti

I parametri elencati di seguito sono da intendersi consigliati e puramente indicativi. PlanView dispone degli strumenti per definire e dimensionare i requisiti hw e sw in base alle caratteristiche del cliente.